Можно ли использовать факсимиле на товарных накладных

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

Читать дальше:  Датой оплаты считается дата списания денежных средств

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Является ли нарушением действующего законодательства подписание товарных накладных подписью, произведенной путем проставления факсимиле?

В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Первичные учетные документы (в том числе товарные накладные) являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации ( ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ).

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Таким образом, вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в первичных учетных документах однозначного ответа не имеет.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Что касается судебной практики, то до 2011 года она была противоречива, некоторые суды придерживались позиции, что факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документах бухгалтерского учета ( постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05).

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Читать дальше:  Какие выплаты полагаются при рождении третьего ребенка

В 2011 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. После "выхода в свет" данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12.

Еще раз хотим обратить Ваше внимание, что товарные накладные, как первичные учетные документы, содержат информацию, необходимую для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ). Неверное оформление данных документов влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат ( ст. 252 НК РФ). В связи с этим с учетом позиции контролирующих органов и судов рекомендуем факсимильную подпись при оформлении первичных учетных документов не использовать.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

25 сентября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

  • Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
  • Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
  • Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
  • Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
  • Срока действия данных соглашений.

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

  1. На ставится документах, утверждающих приём на работу, другую на переводы должность, увольнения и т.п.,
  2. Аналогично нельзя факсимиле ставить на приказах и постановлениях как по учреждению, личному и по так составу, так как они личную выражают волю руководителя,
  3. На платежных, вексельных при и документах работе с иностранной валютой,
  4. На отчетностях, сдаются которые в налоговые органы.

Современные крупных руководители организаций и предприятий ценят каждый своего момент времени, поэтому часто перекладывают писем разборку, актов и ряда других документов на ответственных своих сотрудников. На подобных бумагах должна только стоять подпись высшего начальства, поэтому в случаях таких часто ставят факсимиле.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Первичные учетные документы (в том числе товарные накладные) являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации ( ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ).

Читать дальше:  Заявление о приобщении документов к материалам дела

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

В каких случаях можно использовать факсимиле

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Факсимиле — что это? Печати и штампы

Высший арбитражный суд окончательно разрешил спор по поводу факсимиле. Юридическая сила счетов-фактур, подписанных при помощи клише-оттиска, была признана этой инстанцией. Так, Высший арбитражный суд установил, что если стороны предварительно в договоре или дополнительном соглашении договорились об использовании факсимиле, то оформленные таким способом счета-фактуры будут считаться полноценным документом, и нарушений в этом нет.

Многие налоговые и финансовые органы поддерживают одну и ту же позицию: использовать факсимиле на платежных документах, для подписания доверенностей, а также для утверждения других документов финансового характера недопустимо. С помощью клише-подписи не могут визироваться также и какие-либо договора. В то же время такие инстанции не конкретизировали перечень документов, которые могут иметь финансовые последствия.

Может ли товарный чек без печати и подписи быть документом, подтверждающим расходы

  • при разносной торговле, за исключением продовольственных товаров (п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • технически сложных товаров бытового назначения, например бытовой радиоэлектронной аппаратуры, средств связи, фото- и киноаппаратуры, музыкальной аппаратуры, электробытовых приборов и т. п. (п. 47 и 51 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • автомобилей, мототехники, прицепов, номерных агрегатов (п. 60 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 69 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • животных и растений (п. 80 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • оружия и патронов (п. 101 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • строительных материалов и изделий (п. 111 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • мебели (п. 117 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55).

Товарная накладная отвечает условиям применения товарного чека. Этот документ также подтверждает продажу: в нем расшифровывается наименование, количество и цена проданных товаров. Следовательно, Ваша организация вправе приложить товарную накладную в качестве первичного документа, подтверждающего расходы. Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

  • а) наименование документа;
  • б) дату составления документа;
  • в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • г) содержание хозяйственной операции;
  • д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • ж) личные подписи указанных лиц.

Таким образом, исходя из формального (буквального) толкования законодательства организации могут заверять накладные только одной печатью, в то время как в правоприменительной практике такое ограничение не предусмотрено. Последнее, в свою очередь, обуславливает широкое применение в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через обособленные ­(структурные) подразделения организаций.

Adblock detector